آشنايي با جدول در اكسل

اكسل يك جدول بسيار گسترده است كه كاربران ميتوانند سلول هاي آن را مورد استفاده قرار دهند، در هر صورت به خودي خود هر فايل اكسل يك جدول است ولي در اكسل قابليت ديگري قرار داده شده است به اين ترتيب كه ميتوان در اكسل جدول تعريف كرد، در واقع با استفاده از اين قابليت بخشي از داده هاي خود كه ميخواهيد به صورت جدول باشد را به عنوان جدول به اكسل معرفي ميكنيد. استفاده از جدول در اكسل كه خود يك جدول بسيار بزرگ ميباشد ابتدا شايد كمي ناموس به نظر برسد ولي با خواندن اين مقاله پي به مزاياي استفاده از جدول در اكسل ميبريم.

مبحث جدول در اكسل را ميتوان به طريقي كه در نمودار زير نشان داده شده است خلاصه كرد:

روش رسم جدول در اكسل

داده هاي شكل زير را در نظر بگيريد كه آنها را براي انجام تحليل ها در يك فايل اكسل وارد كرده ايم،

داده هاي بالا فهرست اجناس فروخته شده در يك فروشگاه ميباشد، اين فهرست را در فايل اكسلي وارد كرده ايم، با استفاده از گزينه ي زير و پس از انتخاب كل داده ها آن را به جدول تبديل ميكنيم:

براي دانلود فايل تمرين بر روي اين خط كليك نماييد

مزاياي استفاده از جداول در اكسل

پس از تبديل داده هاي بالا به جدول، اكسل به صورت اتوماتيك جدول شما را نامگذاري ميكند، به هر ستون قابليت فيلتر اضافه ميكند و جدول شما با يك فرمت پيشفرض تغيير ظاهر ميدهد، استفاده از جدول در اكسل داراي مزاياي زير است كه با كمي تمرين ميتوانيد آنها را درك كنيد:

• عنوان ستون ها همواره در بالاي صفحه ثابت ميماند و با درگ كردن به سلول هاي پايين صفحه عنوان ستون ها همچنان قابل ديدن است، به اين ترتيب با زياد شدن تعداد سطرها لازم نيست براي خواند عنوان ستون ها به بالاي صفحه درگ كنيد.
• استفاده از ابزارهاي Sort و Filter و همچنين Advanced Filter بر روي جداول بسيار راحت تر خواهد بود و همينطور شكل ظاهري جداول به راحتي و با استفاده از قالب هاي موجود قابل تغيير است.
• با افزودن داده ي جديد، جدول به صورت اتوماتيك تغيير سايز ميدهد و سطر جديد را ميپذيرد و فرمت و فرمول هاي قبلي براي سطر جديد تكرار ميشود.
• اگر داده ها را به صورت جدول تعريف كنيم ميتوانيم از ابزار Form يا فرم براي اضافه كردن داده ي جديد و يا ويرايش داده هاي قبلي استفاده نماييم، براي فعال كردن ابزار فرم به قسمت Customize Quick Access Toolbar برويد و اين ابزار را در قسمت All Commands پيدا كرده و به Quick Access Toolbar خود اضافه نماييد. با استفاده از اين ابزار افزودن و ويرايش داده ها براي جداول بسيار راحت ميگردد.
• براي تعريف جداول محوري يا نمودارهاي محوري (Pivot Table & Pivot Charts) بهتر است از جدول ها به عنوان داده هاي ورودي استفاده كنيم، در اينصورت نتيجه ي بهتري از جداول و نمودارهاي محوري ميگيريم و پس از به روز رساني داده هاي جدول با افزودن و يا كاستن يك ركورد (يا سطر جدول)، نمودار و جدول محوري نيز به صورت خودكار به روز رساني ميشود. پس اگر قصد استفاده از جداول و نمودارهاي محوري را داريد حتماً از جدول استفاده كنيد.
• سهولت در نوشتن فرمول در سلول ها از ديگر مزاياي جدول در اكسل ميباشد، به صورتي كه نياز به درگ كردن فرمول براي تمام اعضاي يك ستون نداريم و بلافاصله بعد از ويرايش و يا نوشتن فرمول براي يك سلول از يك ستون داده، فرمول نوشته شده در تمام سطرهاي جدول درج ميگردد.

استفاده از جداول داراي مزاياي بيشتري ميباشد كه در آينده با آنها آشنا خواهيم شد، اما در تشكيل جدول ها اصولي وجود دارد كه لازم است حتماً به آنها توجه نماييم، در ادامه به بررسي اصول ترسيم جداول در اكسل ميپردازيم.

براي دانلود فايل تمرين بر روي اين خط كليك نماييد

اصول رسم جدول در اكسل

در رسم جدول در اكسل با توجه به اينكه جداول اكسل هسته ي اصلي بانك هاي اطلاعاتي (يك بانك اطلاعاتي يك جدول بزرگ است) و خوراك اصلي ترسيم نمودارها و جداول محوري ميباشند حتماً بايد اصول زير را رعايت نماييم:

• هر ستون و تمام ستون ها بايد داراي يك عنوان مجزا و غير مشابه باشد، عنوان ستون ها بايد در يك سطر نوشته شوند و به صورت يك قانون كلي، در تشكيل جدول ها و بانك هاي اطلاعاتي سلول ها نبايد با يكديگر Merge شوند.
• هر سطر بايد داراي عنوان باشد، مانند “شماره رديف”، به اين ترتيب استفاده از ابزارهاي و توابع مربوط به بانك هاي اطلاعاتي و جداول راحت تر ميگردد، البته داشتن عنوان مجزا براي هر سطر براي بسياري از جداول كاربرد و لزومي ندارد ولي براي بانك هاي اطلاعاتي مورد تاكيد است.

توجه داشته باشيد، در صورتي كه قرار است فرمول هاي نوشته شده در يك ستون شما براي سطور مختلف متفاوت باشند نميتوانيد از جدول استفاده نماييد و همچنين نميتوانيد بانك اطلاعات تشكيل دهيد.

آشنايي با عبارات كاربردي جدول در اكسل

در استفاده از جداول و بانك هاي اطلاعاتي از عبارات خاصي استفاده ميگردد كه لازم است با آنها آشنا شويم:

• List يا ليست در واقع ليست داده ها يا همان جدول ميباشد.
• Field يا فيلد كه به يك ستون از داده ها ميگويند كه عنوان مختص خود را دارد، سطر اول جدول همواره حاوي نام ستون ها ميباشد كه به اين سطر Header Row ميگوييم.
• Record يا ركورد به يك سطر از داده ها ميگويند كه بهتر از هر سطر با يك عنوان مشخص شود، مانند شماره رديف يا شماره آيتم يا شماره سطر، كه به اين شماره Unique Key ميگوييم.
• Item يا آيتم، به هريك از داده هاي يك بانك اطلاعاتي ميگوييم (به يك Record يك Item هم ميگوييم).

يك جدول در اكسل يك Flat-File Database است يعني فقط يك جدول در Database وجود دارد و هر Record  دربردارنده تمام اطلاعات مورد نياز درباره يك آيتم است، از طرفي نرم افزار Access يك Relational Database است كه اطلاعات را با كارايي بيشتر ذخيره ميكند.

طراحي جدول در اكسل

پس از رسم جدول با كليك بر روي جدول تب Design فعال ميگردد كه از اين قسمت ميتوان براي جداول برخي تنظيمات را انجام داد. در شكل زير به صورت كلي بخش هاي طراحي جدول در اكسل معرفي شده اند، فايل تمرين را دانلود نماييد و گزينه هاي زير را امتحان كنيد.

بانك هاي اطلاعاتي يا Database در واقع جداول بزرگ ميباشند كه از آنها براي ذخيره داده ها در فايل هاي اكسل استفاده ميگردد، بانك هاي اطلاعاتي داراي توابع مختص خود ميباشند كه به آنها Database Functions ميگوييم، در آينده به معرفي اين دسته از توابع و روش استفاده از آنها خواهيم پرداخت. توجه به اصول ذكر شده در اين مقاله و يادگيري آنها مقدمه كار با بانك هاي اطلاعاتي، جداول محوري و نمودارهاي محوري ميباشد.