ترفندهاي نرم افزار اكسل

فرض كنيد عدد 265 را در خانه M3 نوشته ايم و ميخواهيم با پيدا كردن يك فرمول جمع رقمهاي اين عدد را بدست آوريم يعني (13=5+6+2)

هدف از بدست آوردن اين فرمول آموزش تعدادي از توابع متني اكسل است كه در ادامه مثال آنها را شرح خواهم داد.

براي محاسبه مجموع ارقام ابتدا بايد بتوانيم رقم هاي عدد داده شده را از هم جدا كنيم. براي اين منظور از تابع MID استفاده مي كنيم. شكل كلي اين تابع به اين صورت مي باشد.

=MID(Text,Start_num,num_chars)

در اين فرمولtext  رشته اي است كه ميخواهيم تابع MID روي آن عمل كند. Strat_num شروع و num_chars تعداد حروفي است كه مي خواهيم تابع آن را جدا كند. در مثال فوق براي جدا كردن رقمها، تابع را به صورت زير استفاده مي كنيم.

اكسل نرم افزاري قدرتمند براي محاسبه ، مديريت و تحليل داده ها مي باشد. بسياري از كاربران عمليات آماري و اعدادي خود را با اين نرم افزار انجام ميدهند. اكنون قصد داريم به معرفي 3 ترفند بسيار كاربردي در اكسل بپردازيم. اين ترفندها عبارتند از "كشيدن چارت در چند ثانيه" ، "كپي كردن Chart Formats" و "لينك كردن Autoshape و Textbox با اطلاعات داخل سلول". يقينا استفاده از اين ترفند ميتواند كار با اكسل را براي شما آسان تر و بهينه تر نمايد:


كشيدن چارت در اكسل در چند ثانيه:
در واقع در دو مرحله بسيار ساده شما ميتوانيد به سرعت يك چارت در اكسل بكشيد:
1- يك سلول را در ميان جدولي كه ميخواهيد اطلاعات آن به شكل چارت رسم شود انتخاب كنيد.
2- كليد F11 را فشار دهيد.
چارت شما آماده است ! اكسل چارت شما را در يك Chart Sheet جديد ايجاد ميكند. شما ميتوانيد ساير تنظيمات را طبق روش معمول انجام دهيد.

كپي كردن Chart Formats در اكسل:
همانگونه كه ميدانيد تنظيمات مربوط به فرمت چارتها در اكسل بسيار وقت گير و گاه كسل كننده است. آيا تا به حال چارتي را در اكسل ايجاد كرده ايد كه به نظرتان فرمت مناسب و ايده آلي داشته باشد و دوست داشته باشيد ساير چارتهايي كه ايجاد ميكنيد يا قبلا كشيده ايد همين فرمت را داشته باشند؟ در اين ترفند روش بسيار ساده اي را براي كپي كردن Chart Formats حتي بين فايلهاي مختلف معرفي خواهيم كرد.
1- چارتي كه  فرمت دلخواهتان را دارد انتخاب (Select) كنيد.
2- با فشردن دو كليد Ctrl+C چارت را كپي كنيد.
3- چارت مقصد كه ميخواهيد فرمت آن را تغيير دهيد را انتخاب (Select) كنيد.
4- از منوي Edit بالاي صفحه گزينه Paste Special را انتخاب كنيد.
5- در پنجره ظاهر شده گزينه Formats را انتخاب كرده و Ok كنيد. به همين سادگي كليه فرمتهاي چارت شما كپي شد.

لينك كردن Autoshape و Textbox با اطلاعات داخل سلول در اكسل:
آيا تا به حال به مرتبط كردن يك Text Box يا يك Autoshape به يك سلول نياز پيدا كرده ايد؟ با اين ترفند شما مي توانيد اطلاعات يك سلول را به يك Text Box يا يك Autoshape بصورت لينك منتقل كنيد.
1- اولا يك Text Box يا يك Autoshape رسم كنيد.
2- حالا Text Box يا Autoshape ايجاد شده را انتخاب (Select) كنيد.
3- روي Formula Bar (نوار بالاي صفحه كه فرمولها در آن نمايش داده ميشوند) كليك كنيد و علامت = را تايپ كنيد.
4- حال بر روي سلول مورد نظرتان كليك كنيد و كليد Enter را فشار دهيد. همانطور كه مشاهده مي كنيد اطلاعات سلول مورد نظرتان به Text Box يا Autoshape بصورت لينك منتقل شده است. حالا ميتوانيد از روشهاي معمول Format دلخواهتان را به Text Box يا Autoshape بدهيد.

بسياري از كاربران عمليات آماري و اعدادي خود را با اين نرم افزار انجام ميدهند. اكنون قصد داريم به معرفي 3 ترفند بسيار كاربردي در اكسل بپردازيم.
اين ترفندها عبارتند از:
- رسم چارت در چند ثانيه
- كپي كردن Chart Formats
- لينك كردن Autoshape و Textbox با اطلاعات داخل سلول
استفاده از اين ترفند ميتواند كار با اكسل را براي شما آسان تر كند.
رسم چارت در اكسل در چند ثانيه
در واقع در دو مرحله بسيار ساده شما ميتوانيد به سرعت يك چارت در اكسل بكشيد:
 1- يك سلول را در ميان جدولي كه ميخواهيد اطلاعات آن به شكل چارت رسم شود انتخاب كنيد.
2- كليد F11 را فشار دهيد.
 چارت شما آماده است. اكسل چارت شما را در يك Chart Sheet جديد ايجاد ميكند. شما ميتوانيد ساير تنظيمات را طبق روش معمول انجام دهيد.

در ادامه مطلب شما را با 10 ترفند كارامد در نرم افزار اكسل آشنا خواهيم كرد.

 دسترسي به ابزارها با استفاده از كيبورد : اكسل‌هاي نسخه 2013 تا 2016 همانند افزونه Vim-Inspired در مرورگر‌هاي كروم و فايرفايكس قابليت Key Tips را در اختيار كاربران خود قرار مي‌دهند.

 استفاده از آن به اين شكل است كه هنگامي كه كليد Alt را مي‌فشاريد، براي هر ابزاري كه در منوي بالاي صفحه قرار دارد يك حرف مشخص خواهد شد كه با فشردن آن حرف، آن ابزار عمل خواهد كرد.

Ctrl + PgDn : سوئيچ كردن ميان سربرگ‌هاي Worksheet ، حركت از چپ به راست.

Ctrl + PgUp : سوئيچ كردن ميان سربرگ‌هاي Worksheet ، حركت از راست به چپ.

F12 : نمايش كادر مربوط به ذخيره Save As

$ + Ctrl + Shift : (مخصوص اكسل 2016) تغيير فرمت سلول حاضر در آن به پول با دو رقم اعشاري

% + Ctrl + Shift : (مخصوص اكسل 2016) تغيير فرمت سلول حاضر در آن به درصد بدون رقم اعشاري

Shift + Arrow key : گسترش سلول انتخابي حاضر در آن با يك سلول ديگر در جهت انتخابي

Alt + Shift + F1 : ايجاد يك سربرگ Worksheet جديد

Ctrl + F4 : بستن صفحه گسترده فعلي

F4 : تكرار آخرين فرمان و عمل، در صورت امكان

ترفند شماره ۱  : جمع زدن سريع با كليد ALT  و =در excel
كافي است كه در انتهاي يك سطر يا ستوني سلولي را انتخاب كنيد و اين كليد = +  ALT را بزنيد تا تابع SUM براي شما نوشته شود.
 
ترفند شماره ۲ : كليدهاي تنظيم فرمت اعداد در اكسل
جالب است بدانيد كه كليدهاي CTRL + SHIFT و اعداد ۱ تا ۵ براي فرمت سل اعداد بكار مي‌روند. خود من بيشترين استفاده را از كليد CTRL+SHIFT+1 مي‌كنم كه اين كليد باعث نمايش يك عدد در حالت Number مي‌شود.

هرگاه بخواهيم يك سري از اعداد را به دنبال هم از مقصد تا مبدا در سلول ها بنويسيم ، مي توانيم از خاصيت پركن خودكار يا همان autofill  استفاده كنيم .مثال : در ستون a  از اولين سلول تا سلول a10000  اعداد زوج با شروع از عدد 4 را بنوسيد.

حل : به سلول a1 وارد شده عدد 4 ( اولين جمله ) را نوشته سپس كليد هاي زير را به ترتيب ميفشاريم:

ALT+E+I+S

تا پنجره SERIES  باز شود حال كافي است بجاي Rows از گزينه Columns  استفاده كنيم تا دادهها ستوني زير هم قرار گيرند. حال دو بخش STEPعدد(2) و STOP عدد ( 10000) را وارد مي كنيم.