آموزش مقدماتي اكسل

تابع CHOOSE
تابع Choose يكي از توابع بسيار مفيد اكسل است كه روش استفاده از آن را با ذكر يك مثال توضيح ميدهم.
فرض كنيم كه جدولي به شرح زير داريم كه خريدهاي يك ماهه شركتي را نشان ميدهد. با نوشتن تابعي مي خواهيم جمع كل اقلام مصرفي، نيمه مصرفي و سرمايه اي را مشخص كنيم.
براي بدست آوردن جمع تفكيكي هزينه ها از تابع CHOOSE كه ساختار كلي آن به شرح ذيل مي باشد استفاده مي كنيم.
(…,CHOOSE(Index Number, value 1, value 2
Index number يك عدد يا مقدار عددي يك سلول مي باشد. Value 2 ,Value 1, … مقادير عددي هستند. اگر Index Number برابر ۱ باشد آنگاه مقدار Value 1 برگردانده ميشود. اگر Index Number برابر ۲ باشد آنگاه مقدار Value 2 برگردانده ميشود. و به همين شكل مي توان تا ۲۵۵ مقدار در اين دستور استفاده نمود. در اين مثال چون هدف جمع مقادير مي باشد پس تابع CHOOSE و SUM را به شكل زير با هم تركيب مي كنيم.

در اكسل مي توان محتويات دو يا چند سلول را با يكديگر ادغام كرده و در يك سلول نشان داد. همانطور كه علامت + اعداد را با همديگر جمع مي كند علامت & (امپرساند) رشته هاي متني را با يكديگر ادغام مي نمايد. همچنين از تابع CONCATENATE نيز مي توان براي ادغام محتويات چند سلول و قرار دادن آنها در يك سلول واحد استفاده نمود.

به اين نكته توجه داشته باشيد كه رشته هاي متني حتماً بايد داخل علامت ” ” قرار داده شوند.

مثال1: فرض كنيد در سلول A1 كلمه “حميد” و در سلول B1 كلمه “رضا” را وارد كرده ايد. با دستور A1&B1= كه در سلول C1 نوشته مي شود كلمه تركيبي “حميدرضا” حاصل مي شود.

كاربران در خيلي از موارد نياز دارند فايل اكسل خود را صفحه بندي نمايند، بدين معني كه همانند يك فايل Word، فايل اكسل آنها داراي صفحه با تمام مشخصات مانند شماره صفحه، عنوان، Header، Footer، حاشيه و … باشد و در عين حال سلول هاي اكسل را بتوان همانند قبل فرمول نويسي نموده و از امكانات صفحه گسترده نيز بهره مند شد. از طرفي خيلي از كاربران با Print اطلاعات در اكسل به دليل صفحه گسترده بودن اين نرم افزار به مشكل بر مي خورند كه مقدمه يادگيري آن دانستن نحوه صفحه بندي در اكسل است كه در اين مقاله به تفصيل در مورد آن صحبت خواهيم نمود.

به دليل ماهيت صفحه گسترده بودن اكسل و امكان فرمول نويسي در سلول هاي اكسل، كاربران در حوضه هاي متفاوت از اكسل براي رفع نيازهاي خود استفاده مي نمايند. در اين ميان اكسل با داده هاي متفاوتي سر و كار دارد كه ابزارهاي گوناگوني به منظور كار با اين داده ها در اختيار كاربران قرار داده شده است. اما شايد اين سوال پيش بيايد كه دليل اهميت شناخت انواع داده در اكسل چيست، در آينده با فرمول نويسي ها و توابع در اكسل آشنا ميشويم، هر تابعي در اكسل ارگومان هاي مخصوص به خود را دارد كه بنا به نوع آن تابع و ماموريت آن، نوع آرگومان هاي آنها متفاوت ميباشد. برخي توابع داراي آرگومان هاي عددي ميباشند و برخي تنها آرگومان هاي متني را ميپذيرند. شناخت انواع داده در اكسل به ما كمك ميكند درك درستي از فرمول نويسي ها و كاربرد توابع داشته باشيم.

بسيار پيش مي آيد كه اجراي فرمول ها در اكسل با خطا مواجه ميشود، در اين موارد مقدار سلول به جاي حاصل فرمول برابر با خطا قرار داده ميشود. خطاها در اكسل انواع مختلفي دارند، در اكسل با توجه به نوع خطا ميتوان علت آن را متوجه شد و به اين ترتيب براي رفع خطاها در اكسل اقدام نمود.

در اين مقاله قصد داريم در مورد انواع خطاها در اكسل، منشا بروز آنها و روش رفع آنها صحبت كنيم.

انواع خطاها در اكسل

گام اول در رفع خطاها در اكسل شناخت انواع آنها و علت بروز خطاها ميباشد، نمودار زير انواع خطاها در اكسل را ترسيم ميكند، در ادامه هريك از خطاها مورد بررسي قرار ميگيرد.

اكسل يك جدول بسيار گسترده است كه كاربران ميتوانند سلول هاي آن را مورد استفاده قرار دهند، در هر صورت به خودي خود هر فايل اكسل يك جدول است ولي در اكسل قابليت ديگري قرار داده شده است به اين ترتيب كه ميتوان در اكسل جدول تعريف كرد، در واقع با استفاده از اين قابليت بخشي از داده هاي خود كه ميخواهيد به صورت جدول باشد را به عنوان جدول به اكسل معرفي ميكنيد. استفاده از جدول در اكسل كه خود يك جدول بسيار بزرگ ميباشد ابتدا شايد كمي ناموس به نظر برسد ولي با خواندن اين مقاله پي به مزاياي استفاده از جدول در اكسل ميبريم.

حتما مي‏دانيد وقتي متني را در درون هر يك از سلول‏هاي موجود تايپ مي‏كنيد، به طور پيش‏فرض اين متن افقي تايپ مي‏شود. اما ممكن است به هر دليلي و بسته به كاري كه مي‏كنيد دوست داشته باشيد تا متون داخل سلول را از حالت افقي خارج كنيد و به آن‏ها زاويه دهيد و آن‏ها را بچرخانيد. در اين ترفند قصد داريم به معرفي نحوه Rotate كردن متون درون سلول‏ها در نسخه ‏هاي 2003 و 2007 نرم‏افزار اكسل بپردازيم.
براي اين كار:
ابتدا با استفاده از ماوس، سلول‏هايي كه قصد داريد متون درون آن‏ها را زاويه دهيد را انتخاب كنيد.
سپس بر روي يكي از سلول‏هاي انتخابي راست كليك كرده و Format Cells را انتخاب كنيد.
در پنجره باز شده به تب Alignment برويد.
در قسمت سمت راست يك نيم دايره مشاهده مي‏كنيد. اكنون با استفاده از قسمت Degrees و بالا و پايين كردن عدد موجود كه در اصل زاويه قرار گيري متن شما است، مي‏توانيد زاويه‏اي بين 90- درجه تا 90 درجه براي متن درون سلول تعيين كنيد.
با فشردن OK تغييرات اعمال مي‏شود.