آموزش اكسل ۲۰۰۷

صفحه بندي و چاپ برگه ها در اكسل، يكي از عمليات مهمي است كه باعث مي شود تحليل هاي آماري به طور مطلوب و دلخواه كاربر بر روي برگه ها چاپ شود. اكسل امكانات زيادي جهت تنظيم خصوصيت هاي صفحه و چاپ آنها ارائه مي دهد. در اين درس به بررسي اين تنظيمات مي پردازيم.

تعيين ناحيه چاپ
گاهي اوقات در يك برگه اطلاعات زيادي وارد مي شود كه در مواردي مايل به چاپ همه آنها نيستيم. با استفاده از يك امكان اكسل، مي توانيم ناحيه اي را به عنوان «ناحيه چاپ» مشخص كرده و فقط آن را چاپ كنيم. براي اينكار ابتدا ناحيه مورد نظر را از برگه انتخاب كرده و سپس از زبانه Page Layout و از بخش Page Setup روي دكمه Print Area كليك كنيد. سپس از دو گزينه موجود، گزينه Set Print Area را انتخاب كنيد. بدين ترتيب ناحيه انتخابي چاپ مشخص مي شود.

يكي از امكانات اكسل، ايجاد و مديريت ليست ها است. منظور از ليست، جدول حاوي اطلاعات است كه معمولا سطرهاي آن را «ركورد» و ستون هاي آن را «فيلد» مي نامند. منظور از «ركورد» مجموعه داده هاي وارد شده در يك سطر و منظور از فيلد نيز مجموعه داده هاي وارد شده در ستون ها است.

براي ايجاد يك ليست نياز نيست عمليات خاصي انجام دهيد. تنها بايد هنگام ورود داده ها نكاتي را رعايت كنيد تا اكسل مجموعه اطلاعات وارد شده را يك ليست در نظر بگيرد. به طور مثال، سطر اول را عنوان ليست درنظر گرفته و تيتر فيلد‌ها را در آن وارد كنيد. ركورد‌ها را زير هم وارد كرده و دقت كنيد كه سطر خالي بين داده ها وجود نداشته باشد.

يكي از قابليت هاي مهم نرم افزار اكسل، رسم نمودار براساس داده هاي موجود در صفحه گسترده است كه به تجزيه و تحليل داده ها كمك مي كند و مي تواند سبب ارزيابي و مقايسه ساده تر و سريع تر داده ها شود. در اين درس با انواع نمودار در اكسل و كار با آنها آشنا خواهيم شد.

درج نمودار
براي درج نمودار ابتدا بايد اطلاعات آن را در سلول ها وارد كنيم.فرض كنيد مي خواهيم نموداري با مشخصات زير ايجاد كنيم:
ميزان بارندگي در شهرستان اروميه
• اروميه ۳۹۳
• خوي ۲۸۳
• ماكو ۳۳۳
• مهاباد ۳۶۱
• پيرانشهر ۶۸۴
• تكاب ۳۸۷
• سردشت ۹۴۳
• نقده ۳۴۲
• سلماس ۵۶۴
• قره ضيالدين ۳۲۴
• مياندواب ۲۷۶
• چالدران ۳۵۱
• بوكان ۲۱۴
• كهريز ۳۳۹
• اشنويه ۴۲۱
براي اينكار ابتدا داده ها را در صفحه گسترده وارد كرده و آنها را انتخاب مي كنيم. سپس از زبانه Insert و از بخش Chart، نمودار مورد نظرمان را انتخاب مي كنيم. همانطور كه مي دانيد، در رياضي مي توان براي داده ها نمودارهايي از قبيل ميله اي، دايره اي، خطي، ستوني و... درج كرد. اكسل نيز اين نمودارها را پشتيباني مي كند. ما براي اين مثال از يك نمودار ستوني (Column) استفاده مي كنيم.

در اين درس به معرفي و كاربرد برخي از توابع اكسل مي پردازيم. شما به كمك اين توابع مي توانيد عمليات رياضي را به راحتي انجام بدهيد.

تابع SUM
اين تابع مجموع مقادير عددي را محاسبه مي كند. ساختار اين تابع به شكل زير است: SUM (Number ۱, Number ۲,…)
ورودي هاي اين تابع يك مقدار عددي است.
از اين تابع مي توان مجموع مقادير موجود در سلول هاي مجاور يا غير مجاور را محاسبه كرد.
مثال براي سلول هاي مجاور:
SUM (A۱:B۳)

برنامه اكسل براي انجام محاسبات رياضي، از امكاناتي نظير «فرمول نويسي در سلول ها» استفاده مي كند. در اين درس با امكانات محاسباتي اكسل و كار با فرمول ها آشنا خواهيم شد. به طور كلي، فرمول ها از عملگرهاي رياضي، عددها و يا آدرس سلول ها تشكيل مي شوند.

روش درج فرمول در سلول ها
براي درج فرمول در يك سلول، ابتدا كاراكتر مساوي = را تايپ مي كنيم و سپس فرمول را طبق قواعدي كه در اين درس خواهيم آموخت، به سلول وارد مي كنيم. همانطور كه در تصوير زير مي بينيد، پس از وارد كردن كاراكتر مساوي در سلول E۱۳ مي توان از نوار فرمول، يكي از فرمول هاي پيش فرض اكسل را انتخاب كرد.

برنامه اكسل قادر است داده هايي را از منابع نرم افزاري گوناگون همچون نرم افزار Access و Word و يا صفحات وب و پرونده هاي متني را در برگه ها وارد و فعال كند. در اين درس علاوه بر يادگيري درج اين منابع اطلاعاتي در برگه ها، با برخي از گزينه هاي زبانه Insert همچون درج جدول، درج تصوير، درج نمادهاي رياضي و درج اشكال در اكسل آشنا مي شويم.

درج يا قرار دادن اطلاعات در جدول
از آنجا كه يك صفحه گسترده به طور كلي خود يك جدول است، شايد درج جدول در يك صفحه گسترده چندان ضروري به نظر نرسد. اما گاهي لازم است بخش هايي از صفحه گسترده را با جدول هايي تفكيك كنيد. اين جدول ها را مي توان رنگ بندي كرد تا نمايش اطلاعات به شيوه راحت تري باشد.
براي درج يك جدول ابتدا بايد ستون هايي كه مي خواهيد آنها را در جدول درج كنيد را انتخاب كنيد. سپس از زبانه Insert گزينه Table را كليك كنيد. در تصوير زير سلول هاي G۷ تا H۱۴ انتخاب شده اند.

براي تسلط بيشتر به يك پروژه اكسل، علاوه بر كار با سلول ها، لازم است كه كار با برگه ها يا Sheetها را نيز بياموزيد. در اين درس شيوه كار با برگه ها را بررسي مي كنيم.

جابجايي بين برگه ها
همانطور كه مي دانيد، پس از ايجاد يك سند اكسل، به طور پيش فرض ۳ برگه ايجاد مي شود. پس از اجراي برنامه، يكي از برگه ها فعال است. اما ممكن است شما بخواهيد برگه ديگري را مشاهده كنيد. با كليك بر روي زبانه هر برگه يا Sheet مي توان آن را فعال كرد. در برخي پروژه ها ممكن است با برگه هاي زيادي سركار داشته باشيد. در اين صورت بهتر است از كليدهاي ميانبر Ctrl+Page Down و Ctrl+Page Up براي حركت در بين برگه ها استفاده كنيد.